Flexibele kantoorruimtes zijn tegenwoordig erg populair. Deze aanpasbare omgevingen ondersteunen de veranderende behoeften van moderne professionals. Of ze nu een kantoor nodig hebben voor een dag of voor een paar maanden. In dit artikel gaan we dieper in op het concept van flexibele kantoorruimtes en verkennen we hun voordelen en de verschillende opties die beschikbaar zijn.
In dit artikel lees je:
- Wat is een flexibele kantoorruimte?
- De evolutie van flexibele kantoorruimtes tijdens COVID-19
- 3 verschillende opties flexibele kantoorruimtes
- 8 redenen om te kiezen voor een flexibele kantoorruimte
- Wie gebruikt flexibele kantoorruimtes?
- Factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het kiezen van een flexibele kantoorruimte
- Hoe vind je een perfecte kantoorruimte?
- De toekomst van flexibele kantoorruimtes
Wat is een flexibele kantoorruimte?
De term ‘flexibele kantoorruimte’ kan verschillende dingen betekenen voor verschillende personen. Bij Wezoo zien we flexibele kantoorruimtes als kantoren die je flexibel kunt huren om aan je veranderende behoeften te voldoen. Je kunt een flexibele kantoorruimte huren voor slechts één dag of voor meerdere maanden. Deze ruimtes zijn vaak volledig gemeubileerd en beschikken over (gedeelde) voorzieningen zoals keukens, lounges en snel internet. Het is een ideale oplossing voor bedrijven zoals starters en gevestigde bedrijven die overloopruimte nodig hebben. Een flexibel kantoor is vaak te vinden in coworking spaces, of een gedeelde kantoorruimte, waar je ook hot desks, dedicated desks en vergaderruimtes kunt vinden.
Flexibele vs. traditionele kantoorruimte
Je vraagt je misschien af wat het verschil is tussen flexibele kantoorruimtes en traditionele kantoren. Het belangrijkste verschil is dat flexibele kantoorruimtes flexibiliteit bieden voor je veranderende behoeften. Dus als je je bedrijf uitbreidt, verkleint of verplaatst, zit je niet vast aan een contract voor een langere periode. Traditionele huurcontracten kunnen immers 5 jaar of langer duren.
Een ander verschil is de prijs, of de kosten. Traditionele kantoorruimtes worden vaak geleverd zonder meubilair, voorzieningen en andere essentiële apparatuur. Dit betekent dat je vooraf investeringen moet doen en in het ergste geval lang moet wachten voordat je de kantoorruimte kunt gebruiken vanwege de bouwwerkzaamheden. Flexibele kantoorruimtes worden daarentegen vaak als ’turnkey’ of ‘plug and play’ aangeboden, wat betekent dat de ruimte volledig is uitgerust met meubilair en meer. Dit verlaagt niet alleen de kosten, maar is ook een praktische oplossing voor bijvoorbeeld professionals die tijdelijk in het buitenland werken en niet de tijd en het geld hebben om alles vanaf nul op te zetten.
De evolutie van flexibele kantoorruimtes tijdens COVID-19
COVID-19 dwong bedrijven om hun bedrijfsvoering drastisch te herzien. Vóór de pandemie waren traditionele kantooropstellingen de norm, waarbij werknemers dagelijks naar vaste locaties pendelden. Freelancers en start-ups maakten voornamelijk gebruik van flexibele kantoorruimtes als een kosteneffectieve oplossing zonder verplichtingen voor jaren.
Tijdens de COVID-19 lockdowns werd thuiswerken de norm en stonden kantoorgebouwen lange tijd leeg terwijl er nog steeds kosten, zoals huur, werden gemaakt. Deze situatie leidde tot een groeiende behoefte aan flexibele werkruimte, gedreven door de verschuiving naar remote en hybride werkmodellen met het comfort van thuiswerken.
Tegenwoordig maken verschillende soorten organisaties, van grote bedrijven tot kleine bedrijven, gebruik van flexibele kantoorruimtes. Deze ruimtes voldoen nu aan verschillende, veranderende behoeften en bieden de flexibiliteit die bedrijven willen.
3 verschillende opties flexibele kantoorruimtes
Er zijn verschillende flexibele kantoorruimtes beschikbaar, ontworpen voor verschillende zakelijke behoeften. Of je nu op zoek bent naar een privékantoor voor een dag of voor langere tijd. In de volgende secties gaan we dieper in op de specifieke kenmerken en voordelen van elke optie.
1. Privé-dagkantoor
Een privé-dagkantoor is ideaal voor professionals die op korte termijn voor een dag een(extern) kantoor nodig hebben. Door een privé dagkantoor te boeken, kunnen kleine (internationale) teams het gebruiken als een samenwerkingsruimte (om te brainstormen) of om te werken aan eigen projecten. Het on-demand karakter van deze kantoren betekent dat je een ruimte kunt reserveren precies wanneer je die nodig hebt, zonder de verplichting van een huurcontract voor meerdere jaren.
- Duur: Een dag
- Perfect voor: Kleine (internationale) teams of individuen
2. Korte termijn privékantoor
Een korte termijn kantoor is ideaal voor organisaties die kiezen voor hybride werken of werken op afstand. Elke week, of om de week, huren ze een kantoor naar keuze voor een paar dagen per week. De andere werkdagen brengen ze elders door, individueel of in teamverband. Deze kantoren passen perfect bij moderne bedrijven die kosten willen besparen en tegelijkertijd hun teams een toegewijde, professionele omgeving willen bieden. Privékantoren voor korte termijn worden geleverd als een kant-en-klare oplossing, compleet met essentiële voorzieningen, waaronder snel internet en ergonomisch meubilair.
- Duur: Eén tot drie dagen per week
- Perfect voor: Hybride teams
3. Langdurig privékantoor
Een privékantoor voor langere tijd biedt bedrijven een permanente omgeving op maandelijkse basis. Het is een kosteneffectieve oplossing waarmee bedrijven hun kosten kunnen beheren zonder de last van traditionele huurcontracten voor meerdere jaren. Ze kunnen hun bedrijf naar behoefte uitbreiden, inkrimpen of verplaatsen. Privékantoren voor langere tijd kunnen ook volledig gemeubileerd zijn en uitgerust met essentiële voorzieningen, zodat je kosten kunt besparen, kunt verhuizen en meteen aan de slag kunt.
- Duur: Eén tot enkele maanden
- Perfect voor: Bedrijven die een meer permanente ruimte nodig hebben
8 redenen om te kiezen voor een flexibele kantoorruimte
Een flexibele kantoorruimte heeft veel voordelen. Hieronder lees je de acht belangrijkste.
1. Flexibel
Met flexibele kantoorruimtes kun je een duur kiezen die past bij je behoeften, of het nu voor korte of langere tijd is. Je kunt een kantoorruimte boeken voor een dag of een paar maanden zonder je vast te leggen op een huurcontract voor meerdere jaren.
2. Professioneel
Flexibele kantoorruimtes bieden een professionele omgeving voor werknemers wanneer ze niet thuis of in een hotelkamer kunnen of willen werken. Dit verhoogt niet alleen de productiviteit van je team, maar bouwt ook vertrouwen op bij bezoekende klanten en partners.
3. Kosten besparen
Tijdelijke kantoorruimte huren elimineert de noodzaak voor aanzienlijke investeringen in meubilair en andere apparatuur. In plaats daarvan bieden ze een kant-en-klare oplossing; volledig uitgerust en klaar voor onmiddellijk gebruik.
4. Aanpasbaar aan je behoeften
Of je nu klein begint en na verloop van tijd uitbreidt of inkrimpt wanneer dat nodig is, flexibele kantoorruimtes kunnen eenvoudig worden aangepast aan de behoeften van je bedrijf. Je kunt je contract vaak maandelijks wijzigen om een financiële last voor het bedrijf te vermijden.
5. Geschikte faciliteiten
Je hebt toegang tot essentiële faciliteiten om je werkdag productiever te maken. Meestal zijn deze ruimtes uitgerust met snel internet, ergonomisch kantoormeubilair en gedeelde voorzieningen zoals een keuken en een spelletjeskamer, zodat je alles wat je nodig hebt binnen handbereik hebt. Faciliteiten kunnen per locatie verschillen.
6. Nabijgelegen voorzieningen
Voorzieningen in de buurt, zoals cafés, restaurants en openbaar vervoer, zijn een belangrijk zakelijk voordeel. Flexibele kantoorruimtes zijn vaak strategisch gelegen in kerngebieden om ervoor te zorgen dat deze voordelen binnen handbereik zijn.
7. Service en ondersteuning
Flexibele kantoorruimtes worden geleverd met service en ondersteuning, van receptie tot IT-ondersteuning. Dankzij de beschikbaarheid van professionele diensten kunt u zich richten op uw bedrijf en wordt uw werkruimte een naadloze, professionele omgeving.
8. Volledig uitgerust en klaar voor gebruik
Van snel internet tot ergonomisch meubilair, deze flexibele ruimtes zijn ontworpen om te voldoen aan uw zakelijke behoeften. U kunt genieten van het gemak van kant-en-klare kantoren met minimale configuratievereisten.
Wie gebruikt flexibele kantoorruimtes?
Flexibele kantoorruimtes zijn geschikt voor een breed scala aan gebruikers. Vroeger maakten vooral starters en freelancers met een klein budget gebruik van deze ruimtes. Tegenwoordig maakt een breed scala aan bedrijven gebruik van flexibele kantoorruimtes, voornamelijk vanwege de flexibele contracten. Dit kunnen grote internationale organisaties zijn, kleine bedrijven, consultants, reizende professionals en nog veel meer.
Factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het kiezen van een flexibele kantoorruimte
Wil je een flexibele kantoorruimte huren? Goede keuze! Maar voordat je beslist, is het een goed idee om naar je eisen te kijken. Hier zijn enkele belangrijke factoren om te overwegen:
- Locatie: Zorg ervoor dat het kantoor gemakkelijk bereikbaar is voor jou en de werknemers.
- Bedrijfsgrootte: Kies een ruimte die geschikt is voor je huidige team, niet te klein of te groot.
- Budget: Bepaal wat je budget is. Sommige flexibele kantoorruimtes zijn duurder dan andere.
- Voorzieningen: Controleer de beschikbaarheid van essentiële voorzieningen zoals snel internet en (gedeelde) keukens.
- Toekomstplannen: Houd rekening met toekomstige plannen om te beslissen welke kantoorruimte het beste bij je bedrijf past. Ben je op zoek naar een permanente plek? Of wil je je werknemers op ad-hocbasis een werkplek bieden?
Hoe vind je een perfecte kantoorruimte?
Een flexibele kantoorruimte vinden is eenvoudig met de juiste aanpak. Je kunt deze oplossingen voor kantoorruimte vinden vinden via Wezoo. Contacteer ons met een flexibel kantoor verzoek en je ontdekt flexibele kantoren bij jou in de buurt of op de locatie van je voorkeur.
De toekomst van flexibele kantoorruimtes
Na COVID-19 kunnen we niet langer om hybride werkmodellen heen. Met de opkomst van werken op afstand worden flexibele kantoorruimtes onmisbaar. Steeds meer locaties openen hun deuren en bieden professionals een flexibel contract voor kantoorruimtes. De toekomst van flexibele kantoorruimtes is rooskleurig en veelbelovend, gevoed door de groeiende vraag naar werkomgevingen die aanpasbaarheid en gemak bieden, zodat bedrijven en hun werknemers kunnen floreren.
Ben je op zoek naar meer trends? Lees ons artikel over de toekomst van coworking.
