In een professionele omgeving zijn meetings onmisbaar. Bijvoorbeeld voor het adviseren van klanten, het bedenken van nieuwe ideeën of het bevorderen van samenwerking. Zonder de juiste structuur, strategieën en middelen kan een meeting echter onproductief zijn. En dat is zonde van de tijd en moeite. Wil je weten hoe je meetings productief maakt? In dit artikel geven we je 13 tips om de productiviteit te verhogen, zodat je gegarandeerd succes boekt.
Een shortlist van 13 tips voor productieve meetings:
- Doel
- Agenda
- Leider
- Uitnodiging
- Datum en locatie
- Benodigdheden
- Eten en drinken
- Basisregels
- Pauzes
- Jargon
- Vervolgstappen
- Documenten delen
- Feedback
Hoe creëer je een productieve meeting?
1. Bepaal het doel van de meeting
Allereerst is het belangrijk om vóóraf het doel en de gewenste uitkomst van de meeting duidelijk te definiëren. Wil je advies geven? Een zakelijke beslissing maken? Of bemiddelen tussen twee partijen? Door van tevoren het doel en de uitkomst van de meeting vast te stellen, zorg je ervoor dat de meeting gerichter en efficiënter verloopt.
2. Maak een agenda
Heb je een duidelijk doel voor ogen? Dan is het tijd om een agenda te maken. Een goed gestructureerde agenda is essentieel voor een productieve meeting. Anders blijf je snel hangen in hetzelfde onderwerp. Zie een agenda als een leidraad om het doel te bereiken. Besteed aandacht aan alle onderwerpen die besproken moeten worden en dat ze duidelijk zijn opgenomen in de agenda. Het hoeft geen lange lijst te zijn, een aantal punten voldoet ook. Zorg er ten slotte voor dat je de agendapunten vooraf deelt, zodat iedereen weet wat er wordt verwacht.
3. Laat iemand de meeting leiden
Maak gebruik van iemand die de meeting leidt. Bijvoorbeeld jijzelf of iemand anders. De ‘leider’ faciliteert de meeting. Dat wil zeggen, diegene zorgt er onder meer voor dat de meeting op tijd start en eindigt, en dat alleen de relevante onderwerpen worden besproken. Een goede leider kan de productiviteit van de meeting aanzienlijk verhogen.
4. Nodig de juiste mensen uit
De volgende stap is: denk na over wie je gaat uitnodigen. Wees selectief en nodig alleen de mensen uit die essentieel zijn voor de meeting. Bijvoorbeeld de partij die een beslissing moet maken. Waarom? Hoe groter de meeting, hoe onproductiever het wordt. Kies dus zorgvuldig wie er aanwezig moet zijn.
5. Kies een geschikte datum en locatie
Zijn het doel, de agenda, de leider en de genodigden duidelijk? Dan is het tijd om een datum en locatie voor de meeting te kiezen. Een externe ruimte zorgt voor een productievere bijeenkomst, omdat de deelnemers niet in hun alledaagse (hybride) omgeving zitten en het een neutrale plek is. Bij Wezoo boek je eenvoudig en snel een externe meeting room op jouw gewenste dag, tijd en locatie.
6. Zorg voor alle benodigdheden
Een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg er dus voor dat je vooraf alle benodigdheden klaar hebt staan. Ga je een presentatie houden? Plaats het document op een handige plek (map of e-mail), zodat de presenteerder niet minutenlang hoeft te zoeken. Vergeet ook niet om kantoorbenodigdheden als pennen en notitieboekjes mee te nemen, zodat de deelnemers direct aantekeningen kunnen maken. Via Wezoo’s booking tool kun je de faciliteitenfilter gebruiken om locaties te vinden die verschillende benodigdheden aanbieden. Bijvoorbeeld flipovers en videoconferentieapparatuur.
7. Zorg voor eten en/of drinken
Hongerige of dorstige deelnemers hebben minder concentratie, wat de productiviteit van een meeting vermindert. Met eten en/of drinken laat je niet alleen je gastvrijheid zien, het zorgt ook voor een ontspannen sfeer. Veel externe meetinglocaties bieden catering aan, zodat jij en de deelnemers ontzorgd worden. Via Wezoo’s booking tool kun je het faciliteitenfilter gebruiken om locaties te vinden die koffie en thee, en een cateringservice aanbieden.
8. Stel basisregels op
Overweeg om een aantal basisregels op te stellen. Mobiele telefoons leiden mensen af, waardoor ze zich niet meer concentreren op het doel van de meeting. Vraag de deelnemers dus om tijdens de meeting geen persoonlijke apparatuur te gebruiken. Maar denk ook aan basisregels. Zoals wanneer het geschikt is om iemand te onderbreken, vragen te stellen of zorgen te uiten. Dit zorgt voor een ordelijke en productievere vergadering.
9. Houd voldoende pauze
De concentratieboog van de meeste mensen ligt tussen de 45 en 60 minuten. Daarna neemt de productiviteit af. Voldoende pauzes inlassen, is dus essentieel. Laat deelnemers hun benen strekken of hun koffie bijvullen. Dit geeft ze de kans om even op adem te komen, zodat hun energiepeil weer stijgt.
10. Zorg dat deelnemers jargon begrijpen
Wist je dat vakjargon de productiviteit van een meeting aanzienlijk verlaagt? Stel je hebt het over een vakinhoudelijke term en je gasten begrijpen niet wat je bedoelt, dan haken ze af. Vermijd dus jargon of leg de term uit als het nodig is voor de context. Overweeg om een Q&A-lijst te maken en dit voorafgaand aan de meeting te delen met de genodigden. Dit voorkomt verwarring en zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde golflengte zit.
11. Stel een lijst op met vervolgstappen
Een meeting heeft altijd een doel. Zijn er geen vervolgstappen? Dan gebeurt er vaak ook niets. Met andere woorden, de meeting is niet productief geweest. Bespreek dus kort voor het eind van de meeting de vervolgstappen en maak er desnoods een lijst van. Wijs bijvoorbeeld een deadline en owner toe aan elk actie-item. Dit zorgt ervoor dat alle neuzen dezelfde kant op wijzen en acties worden ondernomen om het doel te bereiken.
12. Deel na afloop relevante documenten
Is de meeting afgelopen? Deel dan de relevante documenten. Zoals een opname van de presentatie, de presentatie zelf, notities of andere belangrijke documenten. Dit helpt om de besproken punten te onthouden en dient als naslagwerk voor de toekomst. Het zorgt er ook voor dat de deelnemers zich betrokken voelen en bij een eventuele vervolgmeeting productief deelnemen.
13. Vraag om feedback
Onze laatste tip: vraag om feedback. Wat ging er goed? En wat kan er verbeterd worden? Zijn er bezwaren of obstakels? Vraag feedback aan het eind van de meeting of deel na afloop een korte (anonieme) vragenlijst. Door te leren van elke meeting, kun je de productiviteit steeds verder verbeteren.
Organiseer productieve meetings met een externe ruimte
Als professional vervul je allerlei taken. Dat houdt je werk afwisselend en druk. Je wilt je tijd dus zo efficiënt mogelijk inrichten. Ook als het om meetings gaat. Met deze 13 tips uit dit artikel zorg jij voor productieve meetings. Van het bepalen van het doel aan het begin tot het vragen om feedback op het eind.
Zoek jij een ruimte voor meetings, trainingssessies of grote projecten die de productiviteit verhoogt? Boek dan een externe meeting room bij Wezoo. Jij kiest de datum, tijd en plaats, en wij zorgen voor de rest.
