Het beheren van hot desks is een uitdaging zonder de juiste tools, wat leidt tot gemiste kansen en inefficiëntie. Het handmatig of met behulp van traditionele software coördineren van boekingen is een tijdrovend proces dat gemakkelijk overweldigend wordt. De boekingssoftware voor hot desks van Wezoo vereenvoudigt dit proces. Het is nu mogelijk om je hot desks direct te verkopen aan externe klanten dankzij de naadloze integratie met jouw Property Management System (PMS). In dit artikel ontdek je meer over de voordelen van de integratie van onze software met jouw systeem.
Wat is boekingssoftware voor hot desks?
Hot desk reserveringssoftware is een softwareoplossing voor werkplekbeheer die is ontworpen om het reserveringsproces in een coworking space te stroomlijnen. Met de software kunnen locaties hun ruimte efficiënt beheren, diensten leveren aan hun leden en mogelijk professionals aantrekken, zoals zakenreizigers, freelancers en telewerkers.
Traditionele boekingssystemen vs. moderne hot desk software
Traditionele boekingssystemen bestaan uit handmatige processen, zoals spreadsheets, papieren planningen of statische digitale boekingstools. Deze aanpak leidt tot inefficiëntie, zoals dubbele boekingen, ontbrekende informatie en vertragingen bij het bijwerken van boekingen.
In de afgelopen jaren hebben we een baanbrekende evolutie gezien in Property Management Systemen (PMS). Deze geavanceerde systemen hebben de werking van flexibele werkruimtes veranderd en zijn de ruggengraat geworden van grote coworkingketens wereldwijd. Met functies zoals het reserveren van werkruimtes, facturatie en het betrekken van de community, blinken deze platforms echt uit in het beheren van de behoeften van de leden. Er is echter een probleem – hoewel ze fantastisch zijn voor leden, bieden ze niet veel voor degenen die geen deel uitmaken van het lidmaatschap maar toch graag flexibel willen werken in coworking spaces.
Daarom heeft Wezoo moderne hot desk software ontwikkeld die naadloos integreert in deze PMS. Door onze software te gebruiken in combinatie met een PMS, hebben operators eindelijk de oplossing om elke klant naadloos te bedienen.
Het doel van hot desk software
Het belangrijkste doel van hot desk software is het stroomlijnen van het beheer en het boeken van hot desks door klanten waar dan ook. Daarvoor heb je drie belangrijke ingrediënten nodig:
- Communiceer live beschikbaarheid van hot desks naar klanten overal ter wereld;
- Communiceer duidelijk over de prijzen en de diensten die je aanbiedt;
- Maak de hot desks direct boekbaar en geautomatiseerd facturatie.
En dat is wat je professionals kunt bieden door eenvoudigweg Wezoo’s desk booking app te koppelen aan je PMS. Zo kunnen locaties het gebruik van de ruimte optimaliseren, de administratie verminderen en ervoor zorgen dat werkplekken efficiënt worden gebruikt.
Deze hot desk software biedt realtime beschikbaarheid van bureaus en maakt flexibele boekingen mogelijk. Gebruikers vinden snel een bureau, terwijl de aanbieders van werkplekken de bezetting maximaliseren, de algehele gebruikerservaring verbeteren en de operationele kosten verlagen. Het optimaliseren van het boekingsproces is belangrijk omdat de coworking markt competitief is.
De belangrijkste voordelen van een hot desk boekingssysteem
Het hot desk reserveringssysteem van Wezoo biedt verschillende voordelen voor bedrijven die hun werkplekaanbod willen optimaliseren. Maar wat zijn de belangrijkste voordelen van onze softwareoplossing? In de volgende paragrafen gaan we dieper in op vijf voordelen: het stroomlijnen van het proces, het verbeteren van de efficiëntie, het besparen van kosten, het verhogen van de klanttevredenheid en het toekomstbestendig maken van het bedrijf.
1. Beheer van werkruimte stroomlijnen
Een van de voordelen van onze hotdesksoftware is dat het hele aankoopproces wordt gestroomlijnd. Boekingen worden volledig online geautomatiseerd. Uw (hospitality) medewerkers hoeven niet langer pen en papier te gebruiken, of boekingen bij te houden in een Excel spreadsheet, om boekingen te verwerken. Er is geen wachttijd in het proces, wat de algehele gebruikerservaring verbetert. Gebruikers boeken hun plek vooraf online in slechts een paar stappen en gaan aan de slag wanneer ze arriveren.
2. De efficiëntie verbeteren
Een ander voordeel is meer efficiëntie. Onze boekingssoftware voor hot desks biedt real-time beschikbaarheid, zodat gebruikers gemakkelijk hun flexibele werkplek kunnen reserveren. Deze oplossing voorkomt het gebrek aan beschikbaarheid wanneer ze op uw locatie aankomen. Het systeem biedt ook waardevol inzicht in het gebruik van hot desks, zodat u weloverwogen beslissingen kunt nemen over de toewijzing van middelen en essentiële voorzieningen.
3. Kosten besparen
Met moderne hotdesksoftware verlaag je ook de kosten. Je hebt bijvoorbeeld geen extra personeel nodig om het handmatige boekingsproces te stroomlijnen. Deze besparingen worden doorgegeven aan de gebruikers en bieden hen meer betaalbare opties, wat belangrijk is in de zeer concurrerende coworkingmarkt. Bovendien voorkomt de nauwkeurigheid van de software fouten, waardoor boekingen vlotter verlopen en de kosten nog lager uitvallen. Met een duidelijk overzicht van de boekingen en beschikbaarheid van hotdesks kunt u onderbenutte desks identificeren en strategieën implementeren om het gebruik te verhogen en de kosten te verlagen.
4. Hogere klanttevredenheid
Zakenreizigers, freelancers en remote werkers maken vaak gebruik van hot desks. Ze zijn op zoek naar flexibele werkplekken in hun werkweek. Een naadloos boekingsproces is de sleutel tot een hogere klanttevredenheid. Goed georganiseerde werkplek boekingen, mogelijk gemaakt door moderne software, zorgen ervoor dat je als host professioneel en betrouwbaar overkomt, wat een positieve indruk achterlaat, de loyaliteit van klanten bevordert en terugkerende klanten stimuleert.
5. Toekomstbestendig bedrijf
Tot slot kunt je met ons geavanceerde reserveringssysteem jouw bedrijfsvoering toekomstbestendig maken én flexibel blijven. Je kunt bijvoorbeeld eenvoudig opschalen als jouw bedrijf uitbreidt naar een grotere locatie of meerdere locaties. Je kunt ook gemakkelijker nieuwe functies aanbieden en aanpassen aan toekomstige veranderingen in de markt.
Tip: Ontdek vier coworking trends in ons artikel over de toekomst van coworking.
Uw voordelen van de hot desk boekingsssoftware van Wezoo
Voor het eerst in de coworking branche is het nu mogelijk om je hot desks direct te verkopen aan externe klanten dankzij de naadloze integratie met je Property Management System (PMS). Wezoo doet dit al voor vergaderruimtes in veel landen. In de volgende paragrafen gaan we dieper in op de belangrijkste functies van onze hot desk management software.
1. Geautomatiseerd verkoopproces
Je vraagt je misschien af: Kan Wezoo’s software voor hotdesks integreren met mijn systeem? We hebben het geautomatiseerde verkoopproces gestroomlijnd door custom integraties te ondersteunen, zodat je binnen 30 minuten je producten kunt verkopen. Je hoeft je dus geen zorgen te maken over het zelf verkopen van hot desks via ons platform. Momenteel ondersteunen we onder andere OfficeRnD, Nexudus, GoMeddo en Spacebring. Als jouw werkplek een Property Management Systeem gebruikt, of de opties aan het overwegen is, neem dan contact met ons op om te onderzoeken hoe we jouw bedrijf kunnen ondersteunen.
2. Geen operationele last door self-service boekingen
U en uw team hoeven zich niet bezig te houden met de administratie van een hot desk die door een gebruiker is gereserveerd; er is geen operationele last. Zodra een gebruiker een werkplek reserveert, wordt de reservering naadloos geïntegreerd in jouw agenda, zodat het proces soepel verloopt. Je wordt per e-mail op de hoogte gebracht wanneer een reservering is gemaakt, zodat iedereen op de hoogte blijft. Het enige wat je hoeft te doen is de gebruiker een warm welkom heten. Al het andere, van reservering tot betaling en facturatie, wordt afgehandeld door Wezoo.
3. Gratis te gebruiken
Onze software voor hot desks is gratis te gebruiken. Wij bieden gratis onboarding voor jouw locatie en elimineren maandelijkse kosten of abonnementskosten. We rekenen wel een kleine commissie op elke succesvolle boeking, wat volgens ons de eerlijkste aanpak is. Bovendien profiteer je bij Wezoo van consistente uitbetalingen zonder kredietrisico, én wij dekken alle transactiekosten. Ons geautomatiseerde betalingssysteem zorgt voor alle facturatie.
4. Jouw locatie live in minder dan een uur
Integreren met de hot desk software van Wezoo is een fluitje van een cent. Het is zo ontworpen dat je in minder dan een uur aan de slag kunt.
Hoe kun je de hot desking software van Wezoo gebruiken?
Het is heel eenvoudig om de hotdesksoftware van Wezoo te gebruiken. Volg de vier onderstaande stappen en je bent klaar om te beginnen met de verkoop van hot desks op het Wezoo-platform.
- Plan een kennismakingsgesprek: Plan vrijblijvend een eerste afspraak in om je behoeften in kaart te brengen.
- Naadloze technische integratie: Verbind je Property Management System (PMS) moeiteloos samen met ons technisch team – zo geregeld.
- Live: Begin gratis klanten van over de hele wereld te bedienen.
Maximaliseer nu de boekingen van de hot desks op jouw locatie met Wezoo
Hot desk boekingssoftware is essentieel om boekingen te maximaliseren, kosten te verlagen en klanttevredenheid te verhogen. Wezoo’s hot desk management software biedt een naadloze, geautomatiseerde oplossing die moeiteloos integreert met je bestaande systemen. Je hebt volledige controle over je aanbiedingen, ontvangt consistente en gegarandeerde uitbetalingen en betaalt alleen voor succesvolle deals zonder verborgen kosten. Begin vandaag nog met het maximaliseren van je hot desk boekingen en word host bij Wezoo.
Plan je afspraak via onderstaande knop of neem contact met ons op voor meer informatie.
