Het managen van dagelijkse taken in een modern kantoor kan een uitdaging zijn. Het boeken van externe meeting rooms, het plannen van een werkreis voor de CEO en het bijhouden van de voorraad zijn een van de vele taken die bij office management komen kijken. Hoe zorg je er dan voor dat je deze taken efficiënt uitvoert als je hybride werkt? Office management tools zijn de oplossing. In dit artikel hebben we de 12 beste tools van 2024 voor je verzameld. Ontdek ze nu.
Een shortlist van de beste office management tools:
Wat zijn de beste office management tools van 2024?
1. Wezoo
Ga je een belangrijke vergadering organiseren met klanten, partners of collega’s? En is er niet genoeg ruimte in het bedrijfskantoor? Met Wezoo boek je een externe meeting room in een handomdraai. Het is de eerste booking tool waar je de live beschikbaarheid van elke ruimte ziet, zodat je deze meteen kunt boeken. Je hebt alleen een betaalpas nodig. Ben je onverwachts verhinderd? Je kunt altijd kosteloos annuleren tót 24 uur voor de boeking.
Voordelen:
- De beschikbaarheid is altijd up-to-date
- Gratis annuleren tót 24 uur van tevoren
- Betaal alleen voor wat je nodig hebt
- Alles wordt geregeld
2. Any.do
Any.do is een handige tool die agenda-afspraken en taken op één plek combineert. Met de Daily Planner zie je in één oogopslag welke taken er op de planning staan. Ook ontvang je een reminder van een afspraak of taak. Zelfs via WhatsApp. Het maakt niet uit of je jouw laptop, mobiel of smartwatch gebruikt; Any.do wordt gesynchroniseerd op al je apparaten.
Voordelen:
- Voor persoonlijke taken en teamtaken
- Gebruiksvriendelijk dashboard
- +100 kant-en-klare templates
- Integratie met +6000 apps
3. Typeform
Typeform is een enquêtetool die je voor verschillende doeleinden kunt gebruiken. Bijvoorbeeld om feedback te vragen over een recent evenement. Of om dieetvoorkeuren te verzamelen voor een lunch tijdens een meeting. Met de ingebouwde AI-tool maak je gemakkelijk mooie formulieren die passen bij de huisstijl van het bedrijf. Of gebruik meteen de kant-en-klare templates.
Voordelen:
- Een gedetailleerde analyse voor elke vraag
- 28 soorten vragen die je kunt bewerken
- 3000+ professionele templates
- Integratie met +120 apps
4. Appointlet
Appointlet is een van de beste management tools waarmee je eenvoudig meetings en events inplant zonder heen en weer te mailen. Je geeft de beschikbaarheid op, deelt een link met de genodigden en zij kunnen de meeting accepteren of weigeren. Wil je bestaande meetings aanpassen? Dankzij de gebruiksvriendelijke omgeving is het zo gedaan. De genodigden worden automatisch op de hoogte gebracht van de wijziging.
Voordelen:
- Automatische bevestiging en herinneringsberichten
- Snel toegang met de Chrome-extensie
- Integratie met populaire apps
- Aanpasbaar dashboard
5. Helpjuice
Met Helpjuice creëer, organiseer en deel je kantoordocumentatie vanaf één plek. Je schrijft teksten, voegt afbeeldingen en video’s toe, en uploadt de bestanden naar het platform. Met Helpjuice vindt iedereen binnen de organisatie de informatie die diegene zoekt. Daarnaast kun je documentatie alleen beschikbaar maken voor de mensen waarvoor het relevant is.
Voordelen:
- Intelligente analytics voor verschillende doeleinden
- Gebruiksvriendelijke editor en zoekfunctie
- Beschikbaar in meer dan 300 talen
- Integraties met populaire software
6. Harvest
Harvest is voor freelance office assistants een handige tool om de tijd bij te houden voor projecten. Harvest zet deze gegevens om in rapporten en facturen, waardoor je ze eenvoudig deelt met jouw opdrachtgevers. Projectmanagement was nog nooit zo eenvoudig.
Voordelen:
- Gesynchroniseerd op verschillende apparaten
- Aangepaste, geautomatiseerde herinneringen
- Uitgebreide selectie van visuele rapporten
- Geïntegreerde online betalingen
7. Expensify
Het beheren van de kosten is voor veel officemanagers een uitdaging. De bonnetjes van kantoorbenodigdheden, de lunch en van werknemers zelf kunnen zich snel opstapelen. Expensify helpt je om het uitgavenbeheer te vereenvoudigen. Je kunt onder meer bonnetjes scannen, creditcards importeren en de tool integreren met bekende boekhoudprogramma’s.
Voordelen:
- Op maat gemaakte rapporten voor bedrijfsuitgaven
- Detecteert dezelfde bonnetjes
- Scan bonnetjes met één klik
- Realtime uitgaventrends
8. Zoom
Wil je gemakkelijker een online meeting organiseren en hosten? Zoom is de oplossing. Met Zoom organiseer je (inter)nationale meetings vanaf elke locatie. Met de handige AI Companion vat je de belangrijkste punten van het gesprek samen. Je kunt de meetings ook met één klik opnemen om te gebruiken als referentie. Of om te delen met degenen die niet aanwezig waren.
Voordelen:
- Samenvattingen, vervolgacties en vragen door AI
- Meertalige ondertiteling en vertalingen
- HD audio- en videovergaderingen
- Ingebouwde samenwerkingstools
9. Netstock
Een van de taken van een officemanager is voorraadbeheer. Wil je ervoor zorgen dat de juiste voorraad beschikbaar is om aan de vraag te voldoen? Netstock is je beste vriend. Met de tool houd je de voorraad bij, zodat je tijdig kunt bestellen als producten bijna op zijn. Is er juist teveel op voorraad? Met Netstock weet je dat je de volgende keer minder moet inkopen.
Voordelen:
- Dashboard met persoonlijke KPI’s en statistieken
- Realtime zichtbaarheid van de voorraad
- Automatische ‘veilige’ voorraadniveaus
- Integratie met ERP-systemen
10. TravelPerk
Moet je een bedrijfstrip regelen? Maak het jezelf makkelijker met TravelPerk. TravelPerk is een alles-in-één-reisplatform waarmee je op één plek reizen boekt en beheert. Van bus tot hotel. Als iemand door omstandigheden niet kan reizen, kun je een paar uur van tevoren annuleren en krijg je een deel van je geld terug. Zeg maar dag tegen alle bonnetjes, bij TravelPerk krijg je er slechts één per reis.
Voordelen:
- Geavanceerde rapportages en inzichten
- Betaal alleen wanneer je reist
- Boek alles op één plek
- 24/7 klantenservice
11. Sanebox
Als officemanager verstuur je wekelijks aardig wat e-mails. En dat kost tijd. Met de AI e-mailbeheertool SaneBox bespaar je maar liefst drie tot vier uur per week op e-mail. Met de tool minimaliseer je onderbrekingen, zoals ongewenste afzenders, of ontvang je een samenvatting van onbelangrijke, ongeopende e-mails. Krijg je binnen een bepaalde tijd geen reactie op verstuurde e-mails? SaneBox herinnert je eraan, zodat je op de hoogte blijft om een vervolgmail te sturen.
Voordelen:
- Automatische verwijdering van oude, onbelangrijke e-mails
- Integratie met populaire e-mailprogramma’s
- Dagelijks overzicht van ongeopende e-mails
- Snooze e-mails naar een beter moment
12. Slack
Heb je snel iemand nodig? Of ben jij (even) niet op kantoor en hebben teamleden een vraag? Zorg voor goede samenwerking met een van de beste communicatietools: Slack. In de tool kun je meerdere (interne) chats aanmaken, privéberichten versturen en een Huddle starten om realtime te overleggen via video of spraak. Daarnaast kun je Slack integreren met andere (projectmanagement)tools, zoals Google Calendar om een melding te krijgen wanneer een meeting start.
Voordelen:
- Communicatie via tekst, video, audio en emoji
- Automatiseer routinetaken met generative AI
- Veilige verbinding met externe organisaties
- Openbare kanalen en privéchats
Vereenvoudig vandaag je werk met office management tools
Het effectief managen van een modern kantoor is een combinatie van een georganiseerde planning en beheer. Office management tools als Wezoo geven jouw de vrijheid om een structuur op te zetten die de behoeften van een organisatie ondersteunt. Van het boeken van meeting rooms tot het zorgen voor gestroomlijnde communicatie met Slack. Met deze 12 beste office management tools van 2024 til je jouw werkzaamheden naar een hoger niveau.
