‘War room’, het klinkt als een militaire ruimte. Hoewel de term is ontstaan tijdens oorlogstijd, biedt het anno nu plek waarin teams binnen een organisatie intensief samenwerken en besluiten maken om doelen te behalen. Maar wat is een war room precies? En hoe zet je een war room op? In dit artikel geven we jou het antwoord op deze en andere vragen.
In dit artikel lees je:
- Wat is een war room?
- Een war room vs. een meeting room
- Wat is het doel van een war room?
- Hoe werkt een war room?
- 6 voordelen van een war room
- Is een war room geschikt voor mij?
- 8 tips om een war room op te zetten
- Boek een war room bij Wezoo
Wat is een war room?
Een war room is een ruimte waarin een team werkt aan strategische en creatieve processen. Het is ook een plek waar snel beslissingen gemaakt worden tijdens incidenten. In een war room zijn alle benodigde informatie en tools beschikbaar, zodat het team snel kan schakelen en beslissen. Virtuele war rooms bestaan ook.
War rooms zijn afkomstig van de wereldoorlogen
Het woord ‘war room’ is afkomstig van de Eerste Wereldoorlog. Dit was een locatie waar militaire leiders en strategen samen discussieerden over het winnen van de oorlog. De bekendste war room is van Winston Churchill tijdens de Tweede Wereldoorlog. Anno nu kun je Churchill War Rooms in Londen bezoeken.
Een war room vs. een meeting room
Hoewel een war room en een meeting room op elkaar lijken, ze zijn niet hetzelfde. Een meeting room is bedoeld om (bedrijfs)informatie te delen door iemand die de meeting leidt. Vaak duren deze meetings maximaal 2 uur. Een war room is juist bedoeld om met iedereen in de kamer samen te werken. De deelnemers kunnen rondbewegen, vragen stellen en oplossingen aandragen. Deze sessies kunnen de hele dag tot een aantal dagen duren.
Wat is het doel van een war room?
Het doel van een war room is om efficiënt en effectief een of meerdere oplossingen te vinden voor complexe vraagstukken of uitdagingen. Maar ook het verbeteren van de samenwerking is een belangrijk aspect. Een war room gebruik je voor:
- probleemoplossingen;
- projectbeheer;
- crisismanagement;
- besluitvorming;
- campagnevoering.
Hoe werkt een war room?
In een war room komen directe stakeholders bijeen. Dit zijn teamleden, belanghebbenden en besluitvormers. Alle stakeholders werken intensief samen in de ruimte. Ze kunnen brainstormen, informatie delen, strategieën ontwikkelen en beslissingen nemen.
6 voordelen van een war room
Een war room biedt een projectteam tal van voordelen. Dankzij deze voordelen kun je effectief werken aan een project. We vertellen je hieronder graag wat de voordelen zijn.
1. Effectieve communicatie
In een war room is er sprake van directe en open communicatie. Alle teamleden kunnen input leveren om zo snel besluiten te nemen en actie te ondernemen. Dit zorgt voor meer betrokkenheid, een beter verantwoordelijkheidsgevoel en een goede uitkomst.
2. Concrete zichtbaarheid van processen
In een war room is visualisatie eenvoudiger gemaakt. Dankzij betere materialen als computers, whiteboards en videobenodigdheden kun je direct ideeën, informatie en processen delen.
3. Betere focus
Bij ‘normale’ meetings of werkprocessen kun je gestoord worden door collega’s of andere projecten. In een war room zijn afleidingen geminimaliseerd. Iedereen focust zich namelijk op de uitdaging.
4. Betrekt stakeholders
Een war room maakt het mogelijk om directe stakeholders te betrekken bij het project en de voortgang. Dit kunnen teamleden zijn of managers die een beslissing moeten maken. War rooms bieden de kans om stakeholders op de hoogte te stellen van welke vraagstukken invloed hebben op het bedrijf.
5. Verbetert co-creatie in een team
Bij grote projecten zijn meerdere teams binnen een organisatie betrokken. Een war room brengt deze teams bij elkaar om de samenwerking te bevorderen. Door intensief samen te werken, ontdekken teamleden waar de sterktes en zwaktes liggen om een effectieve uitkomst te creëren.
6. Snel aanpasbaar
Projecten en incidenten veranderen. Bijvoorbeeld van vorm, scope en teams. In een war room kun je snel schakelen en inspelen op deze veranderingen. Dit werkt effectiever en efficiënter dan over en weer (online) schakelen tussen diverse stakeholders.
Is een war room geschikt voor mij?
Een war room biedt teams dus aardig wat voordelen. Als je op zoek bent naar een omgeving waarin je efficiënt en effectief kunt werken, is een war room een goede keuze. Maar het hoeft niet altijd zo te zijn. Dus voordat je een war room gaat boeken, is het verstandig om jezelf de volgende vragen te stellen. Is het antwoord ‘ja’? Dan is een war room nuttig.
- Is het doel of vraagstuk complex?
- Is intensieve samenwerking noodzakelijk om het doel te bereiken?
- Is er behoefte aan realtime communicatie?
- Is het noodzakelijk om snel en direct te schakelen bij verandering?
- Zijn er meerdere teams binnen de organisatie nodig?
8 tips om een war room op te zetten
Wil jij een war room opzetten voor belangrijke projecten, incidenten of vraagstukken? Er zijn een aantal best-practises om een optimale war room te creëren. Hieronder geven we je onze 8 beste tips.
1. Kies een geschikte locatie
Zorg allereerst voor een goede locatie met de juiste inrichting. Teamleden brengen aardig wat uren door in een war room. Het is dus belangrijk dat de ruimte comfortabel is, privacy biedt, bereikbaar is en over alle benodigdheden beschikt. Een externe ruimte is hiervoor een geschikte keuze. Bij Wezoo boek je eenvoudig en snel een war room. Met de faciliteitenfilter selecteer je de gewenste opties. Zoals dichtbij het openbaar vervoer, interactieve display, dichtbij een openbare parkeerplaats en privacyoplossingen.
2. Nodig alleen de belangrijkste personen uit
Betrek alleen de belangrijkste personen die geïnteresseerd zijn en/of voor het project nodig zijn. Hoe meer mensen in een war room, hoe complexer het wordt. Vraag jezelf dus af of iemand nodig is om het doel te bereiken. De gouden regel is om niet meer dan 8 personen uit te nodigen.
3. Zorg voor de juiste tools
Tijdens een incident is tijd kostbaar. Zorg er dus van tevoren voor dat de juiste tools aanwezig zijn. Bijvoorbeeld een (digitaal) whiteboard, videoconferentieapparatuur, software en kantoorbenodigdheden. Maar denk ook aan eten en drinken. Via Wezoo’s booking tool kun je het faciliteitenfilter gebruiken om locaties te vinden die koffie en thee, en een cateringservice aanbieden.
4. Stel prioriteiten
Stel vervolgens de prioriteiten van het project. Welke punten moeten direct opgelost worden? En welke kunnen (tijdelijk) wachten. Maak een roadmap van het project voor wanneer wat gedaan moet worden. Hierdoor kan het team gericht werken.
5. Geef iedereen een duidelijke rol
Verdeel de rollen onder alle teamleden en zorg ervoor dat deze rollen voor iedereen duidelijk zijn. Hierbij moet je denken aan een leider, contactpersoon, notulist en eventueel een plaatsvervanger. Duidelijke rollen helpen om op koers te blijven, verantwoording af te leggen en de communicatie te stroomlijnen. Zeker als er sprake is van een incident.
6. Stel communicatieverwachtingen op
Maak met het team afspraken over hoe jullie communiceren. Zijn privéberichten om apart van elkaar te praten toegestaan of moet iedereen bij de informatie kunnen via een gedeelde map? Deel voorafgaand aan de sessie ook agendapunten, zodat jullie in scope blijven. Daarnaast is het verstandig om middelen te delen, zodat de deelnemers zich kunnen voorbereiden voor als ze al dan niet moeten presenteren.
7. Wijs een contactpersoon aan
Een contactpersoon deelt informatie voor, tijdens en na de sessie met externe, relevante stakeholders. Diegene is ook het contactpunt bij wie deelnemers terechtkunnen met vragen en voor up-to-date informatie. Door één persoon aan te wijzen, zorg je voor minimale communicatieruis en effectief overleg. Zorg er ook voor dat de contactpersoon stakeholders op de hoogte houdt van wanneer er een update beschikbaar is.
8. Zorg voor voldoende ruimte
Tot slot is het belangrijk om voldoende ruimte te bieden. Een war room moet groot genoeg zijn om voor de aanwezigen om rond te lopen en ideeën uit te wisselen. Van het schrijven op flipovers tot het brainstormen in tweetallen. De plek moet ook toegang bieden om de benen (buiten) te strekken en eten te nuttigen. Houd daarbij wel rekening met privacy, want je wilt niet dat de ‘vijand’ meekijkt. De ‘Library’ van HNK Amsterdam Sloterdijk is een goed voorbeeld van een ruime kamer met goede facilitatie.
Boek een war room bij Wezoo
Een war room is een dynamische ruimte waarin teams intensief samenwerken om (complexe) vraagstukken op te lossen, doelen te behalen of beslissingen te maken tijdens incidenten. In dit artikel heb je inzicht gekregen in de voordelen van een war room en hoe je er een optimaal opzet.
Zoek jij naar een geschikte externe locatie voor een war room? Dan is Wezoo de juiste keuze. Via onze booking tool boek je eenvoudig en snel een ruimte die van alle gemakken is voorzien. Jij kiest de datum, tijd en plaats. Wij zorgen voor de rest.
