Teamleden die goed samenwerken dragen bij aan de toekomst en het succes van een bedrijf. Een van de manieren om succes te garanderen is door middel van externe bedrijfsbijeenkomsten. Deze vergaderingen worden op een externe locatie gehouden om onder andere de productiviteit naar een hoger niveau te tillen. Ben je bezig met het plannen van een externe bijeenkomst? En wil je weten hoe je dat doet? In dit artikel leggen we je uit hoe je in slechts 8 stappen een succesvol offsite evenement kunt plannen.
In dit artikel lees je:
- Wat is een offsite vergadering?
- Wat is het doel van een offsite?
- Wat zijn de voordelen van offsite vergaderingen?
- Hoe een bedrijf offsite leiden: Een checklist voor offsite vergaderingen
- Wat is een voorbeeld van een offsite agenda?
- Plan vandaag nog je offsite vergadering met Wezoo
Wat is een offsite vergadering?
Een offsite meeting, of zakelijke offsite, is een bijeenkomst met het hele team op een externe locatie, weg van het kantoor. Het kan zowel nationaal als internationaal plaatsvinden en kan van een paar uur tot meerdere dagen duren. Een offsite meeting kan een workshop, een trainingssessie, een seminair of zelfs een informeel teamuitstapje zijn.
Vergaderingen offsite vs. onsite
Hoewel de termen ‘offsite’ en ‘onsite’ op elkaar lijken, zijn ze niet hetzelfde. In feite is een vergadering op locatie iets anders. Een vergadering op locatie is een vergadering die plaatsvindt op de werkplek zelf. Bijvoorbeeld op kantoor of op een andere locatie binnen het bedrijf.
Hoewel een vergadering op locatie minder reistijd met zich meebrengt, zijn er ook enkele nadelen. Er zijn bijvoorbeeld meer afleidingen. Zoals het dagelijkse werk en de kantooractiviteiten. Ook is een vertrouwde omgeving minder stimulerend voor creativiteit en zijn er minder mogelijkheden voor leuke teambuildingactiviteiten. Kortom, een vergadering op een andere locatie past misschien beter bij je doel.
Wat is het doel van een offsite?
Teamvergaderingen worden al tijdens de normale werkuren gehouden. Maar wat is het doel van een offsite voor bedrijven? Het doel is bijvoorbeeld om een team samen te brengen voor verschillende doeleinden:
- Strategische plannen ontwikkelen
- Elkaar beter leren kennen
- Brainstormen over nieuwe producten of diensten
- Teamleden trainen
- Cultuur en waarden aanleren aan nieuwe teamleden
- Medewerkers motiveren en belonen
Wat zijn de voordelen van vergaderingen op locatie?
Vergaderingen op locatie zijn een geweldige manier om als team samen te komen en samen te werken. Vergaderingen stimuleren creativiteit, motivatie, innovatie, productiviteit en teambuilding. Lees verder voor meer informatie over deze voordelen.
1. Verhoogt creativiteit en motivatie
Een ‘frisse’ omgeving met inspirerende activiteiten helpt om creatief en gemotiveerd te raken. Het is een geweldige manier om even afstand te nemen van de dagelijkse werkomgeving. Het is ook een uitstekende gelegenheid om je werknemers te bedanken voor hun harde werk. Door dankbaarheid te tonen, voelen ze zich gewaardeerd en zullen ze zich eerder gemotiveerd voelen.
2. Verhoogt innovatie
Een offsite stelt teamleden ook in staat om creatiever te denken en nieuwe ideeën en oplossingen te ontwikkelen. Bijvoorbeeld voor producten, diensten of verbeteringen. Het is een geweldige gelegenheid voor informele gesprekken, brainstormsessies en het delen van kennis.
3. Verbetert productiviteit en focus
Door uit de dagelijkse werkomgeving te stappen, beperk je het aantal afleidingen en maximaliseer je de productiviteit tijdens vergaderingen. Hierdoor kan het team zich concentreren op het doel van de offsite zonder dat andere taken onderbroken worden.
4. Creëert een sterke band tussen teamleden
Ten slotte zijn offsites een geweldige manier om teambanden te smeden en het moreel van het team op te bouwen. Vooral als je een internationaal bedrijf bent met verschillende telewerkers over de hele wereld. Uit de professionele context stappen opent de deur voor informele gesprekken en het delen van ervaringen. Niet alleen tussen teamleden, maar ook met medewerkers en managers.
Hoe een bedrijfsoffsite leiden: Een checklist voor offsite vergaderingen
Zakelijke offsites brengen veel voordelen met zich mee. Het kan echter een uitdaging zijn om een offsite planning te maken en de vergadering succesvol te laten verlopen. Maak je geen zorgen. We hebben een handige offsite checklist voor je gemaakt om een onvergetelijke dag te garanderen. Je vindt de stappen hieronder:
- Stel het doel van de offsite vast
- Je budget schatten
- Beslis wie aanwezig moet zijn
- Kies een datum en locatie
- Maak een offsite-agenda voor het team met activiteiten
- Accommodatie en vervoer regelen
- De juiste uitrusting kopen of huren
- Vraag om feedback
1. Bepaal het doel van de offsite
De eerste stap is om het doel van de offsite te bepalen. Het doel is het belangrijkste doel dat door de hele offsite loopt, van de indeling tot de activiteiten. Misschien wil je met het team brainstormen over een nieuw product dat je gaat lanceren. Of misschien wil je de bedrijfscultuur verbeteren.
Maak het doel SMART
Om het doel goed op papier te krijgen, gebruik je SMART (Specifiek, Meetbaar, Haalbaar, Relevant, Tijdgebonden). Zo voorkom je dat je het uiteindelijke doel mist en ‘verspil’ je niet ieders tijd.
2. Schat je budget
Naast het doel is ook het budget belangrijk. Hoeveel geld is er beschikbaar om een externe vergadering te organiseren? Als je het budget kent, voorkom je dat je alles regelt en niet genoeg budget hebt.
3. Beslissen wie aanwezig moet zijn
Zijn de doelen en het budget duidelijk? Zo ja, maak dan een lijst van de mensen die de offsite moeten bijwonen. Vergeet niet een uitnodiging te sturen met details zoals agendapunten, locatie en tijd, routebeschrijving en accommodatie. Vraag ook om een RSVP, zodat je weet hoeveel mensen er komen.
4. Kies een datum en locatie
De volgende stap is het kiezen van een geschikte datum en locatie. Wezoo maakt het je gemakkelijk om een professionele vergaderruimte te vinden in de stad of regio van je keuze, voor grotere en kleinere teams. Je stelt de datum en tijd van je voorkeur in, specificeert de capaciteit en selecteert de voorzieningen die je nodig hebt om de beschikbaarheid te garanderen. Reserveer dan de vergaderruimte en wees ervan verzekerd dat de offsite locatie van jou is.
5. Maak een offsite-agenda voor het team
Heb je het doel, het budget, de deelnemers en de locatie al bepaald? Dan is het tijd om een agenda met activiteiten voor een vergadering op een andere locatie te maken. Denk aan het binnenhalen van een inspirerende spreker, het houden van een workshop om de waarden van het bedrijf beter te begrijpen of het spelen van een interactief spel om de samenwerking te verbeteren. Vergeet niet om voldoende pauzes in te lassen voor wat frisse lucht en om off-site vergaderingen overdag boeiend te maken.
6. Accommodatie en vervoer regelen
Komen mensen van ver weg naar de offsite? Als dat zo is, is het belangrijk om te zorgen voor hun huisvesting en transport. Houd bij het kiezen van een accommodatie rekening met factoren zoals de nabijheid van de locatie en de beschikbare faciliteiten. Voor vervoer kun je een bus huren of carpoolen. Om het gemakkelijker te maken om bij een locatie te komen, kun je bij Wezoo de filters‘Dichtbij Openbaar Vervoer‘,‘Dichtbij Openbaar Parkeren‘ en‘Parkeren‘ selecteren.
7. De juiste uitrusting kopen of huren
Natuurlijk heb je ook de juiste apparatuur nodig voor een vergadering op locatie. Bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden, een flipover of een videoconferentieopstelling. Controleer of de locatie al een offsite facilitatie heeft of dat je die zelf moet meebrengen. Bij Wezoo kun je eenvoudig de apparatuur selecteren die je nodig hebt en in één oogopslag zien welke locaties deze beschikbaar hebben.
8. Feedback vragen
Last but not least is het belangrijk om feedback te vragen. Zonder feedback weet je niet of de offsite een succes was of dat er verbeteringen nodig zijn. Zorg er dus voor dat je een kleine enquête klaar hebt of voeg een feedbackdia toe aan een presentatie.
Wat is een voorbeeld van een offsite agenda?
Je bent bijna klaar met lezen over hoe je een succesvolle bedrijfsoffsite plant. Maar voordat dit artikel eindigt, geven we je graag een voorbeeld met ideeën voor een offsite agenda voor teams.
1. Inleiding
Begin met een offsite introductie. Laat teamleden binnen en zoek een stoel. Begin met het doel van de vergadering uit te leggen en de basisregels die van toepassing zijn. Bijvoorbeeld over het gebruik van technologie tijdens de offsite.
2. Activiteiten Deel 1
Voor het eerste deel van de dag kun je het beste de activiteiten plannen die de meeste aandacht vragen. Dit kan bijvoorbeeld een brainstormsessie of een open discussie zijn.
3. Lunch
Rond het middaguur is het tijd om als groep samen te lunchen. Dit kan op de locatie zelf zijn of op een aparte locatie. Kies je voor de eerste optie? Bij Wezoo kun je eenvoudig filteren op ‘Cateringservice’ om te zien welke locaties deze service aanbieden.
4. Activiteiten Deel 2
Na de lunchpauze vindt het tweede deel van de activiteiten plaats. Houd actieve teambuildingsspellen om het team energiek en gefocust te houden. Het bouwen van een brug is hier een goed voorbeeld van. Daarna kun je een spreker uitnodigen om een inspirerende presentatie te geven aan het team.
5. Einde
Sluit ten slotte de offsite af met een samenvatting van de dag met de belangrijkste punten en een feedbackronde met de gedachten van het team. Daarna wil je de dag misschien afsluiten met een leuk uitje voor het team. Ben je in Amsterdam? We hebben een aantal van de leukste teamuitjes in Amsterdam op een rijtje gezet. Bijvoorbeeld een escape room of een cookout voor wat vriendschappelijke competitie.
Plan vandaag nog je offsite vergadering met Wezoo
Er zijn veel voordelen verbonden aan het plannen van een externe vergadering. Van betere samenwerking tot meer productiviteit. Zorg ervoor dat je offsite vergadering een succes wordt door ons stappenplan te volgen.
Ben je op zoek naar een geschikte locatie om je offsite evenement te houden? Je bent hier aan het juiste adres. Maak van de dag een onvergetelijke ervaring door vandaag nog je volgende offsite meeting bij Wezoo te boeken.
